ORIGIN WORKS
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 11 août 2026
La présente politique explique comment Origin Works traite les données à caractère personnel dans le cadre de son site internet, de ses prises de contact, de ses relations commerciales et de l’utilisation de son application, notamment le service EMMA.
1. Identité et coordonnées
Origin Works est un projet d’activité indépendante porté par Kamil Wrobel, en cours de constitution en Belgique.
Adresse : Avenue Paul Hymans 129/10, 1200 Woluwe-Saint-Lambert, Belgique.
Contact général : contact@originworks.be
Contact vie privée : privacy@originworks.be
Le numéro d’entreprise et le numéro de TVA seront ajoutés dès leur attribution. La présente politique sera également adaptée si l’activité est ultérieurement exercée par une société.
2. Rôles en matière de protection des données
Origin Works agit comme responsable du traitement lorsqu’il détermine pourquoi et comment des données sont utilisées, notamment pour gérer le site, les demandes de contact, les démonstrations, les essais, les comptes, les abonnements, la facturation, la sécurité, la newsletter et la relation commerciale.
Lorsqu’Origin Works traite, par l’intermédiaire d’EMMA, des avis, des informations Google Business Profile ou d’autres données pour le compte d’une entreprise cliente et selon ses instructions, l’entreprise cliente est en principe responsable du traitement et Origin Works agit comme sous-traitant. Ces traitements doivent être encadrés par un accord de traitement des données conclu avec le client.
3. Personnes concernées
Les traitements peuvent concerner les visiteurs du site, prospects, clients particuliers ou professionnels, représentants et collaborateurs des clients, utilisateurs de la plateforme, personnes inscrites à la newsletter, fournisseurs, ainsi que les auteurs d’avis publics traités au moyen d’EMMA.
Les services ne sont pas destinés aux mineurs. Origin Works ne cherche pas à collecter sciemment leurs données. Un avis public peut néanmoins contenir des informations relatives à un mineur sans qu’Origin Works puisse le déterminer.
4. Données traitées
Selon les fonctionnalités utilisées, Origin Works peut traiter les catégories suivantes :
- données d’identification et de contact : nom, prénom, entreprise, fonction, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone ;
- données de compte : identifiant, rôle, organisation, préférences, paramètres, historique de connexion et actions réalisées ;
- données commerciales et contractuelles : demandes, échanges, démonstrations, essais, commandes, abonnements et historique de la relation ;
- données de facturation et de paiement : adresse de facturation, numéro de TVA, factures, statut et référence du paiement ; les données complètes de carte sont traitées directement par le prestataire de paiement lorsqu’un tel service est activé ;
- contenu communiqué : messages, réponses à des formulaires, pièces ou informations volontairement transmises ;
- données techniques : adresse IP, date et heure, navigateur, appareil, journaux de sécurité, identifiants de session et cookies strictement nécessaires ;
- données liées à Google Business Profile et aux avis publics : établissement, note, texte de l’avis, date, langue, nom ou pseudonyme, photo de profil publique, réponse de l’établissement, modifications et statut de traitement ;
- résultats produits par EMMA : analyse de langue, tonalité, gravité, priorité, niveau de confiance, suggestion de réponse, décision de mise en attente ou de publication selon la configuration du client.
Les utilisateurs ne doivent pas transmettre de données sensibles ou inutilement détaillées dans les champs libres. Origin Works ne cherche pas à déduire des caractéristiques sensibles des auteurs d’avis.
5. Finalités, bases juridiques et durées
| Finalité | Base juridique | Durée principale |
|---|---|---|
| Répondre aux demandes de contact, de démonstration ou d’essai | Mesures précontractuelles et intérêt légitime | Jusqu’à 3 ans après le dernier contact utile |
| Créer et administrer les comptes et fournir les services | Exécution du contrat | Pendant la relation, puis suppression ou anonymisation dans les 90 jours, sauf obligation ou litige |
| Gérer les abonnements, paiements et factures | Exécution du contrat et obligation légale | Durée imposée par les règles comptables et fiscales applicables, généralement jusqu’à 10 ans |
| Importer, analyser, classer et aider à répondre aux avis pour le compte d’un client | Base déterminée par le client ; traitement réalisé sur ses instructions | Pendant le contrat, puis suppression ou restitution dans les 90 jours, sous réserve des sauvegardes et obligations applicables |
| Sécuriser la plateforme, prévenir les abus et résoudre les incidents | Intérêt légitime et, selon le cas, obligation légale | Journaux conservés jusqu’à 12 mois, plus longtemps si un incident le justifie |
| Envoyer une newsletter ou des communications sollicitées | Consentement | Jusqu’au retrait du consentement ou après 24 mois d’inactivité |
| Prospection auprès de contacts professionnels | Intérêt légitime lorsque la loi le permet ; consentement lorsqu’il est requis | Jusqu’à 3 ans après le dernier contact ou immédiatement en cas d’opposition |
| Constater, exercer ou défendre des droits | Intérêt légitime | Pendant le délai de prescription applicable et la durée d’une éventuelle procédure |
Ces durées peuvent être raccourcies lorsque les données ne sont plus nécessaires. Elles peuvent être prolongées lorsqu’une obligation légale, une demande valable d’une autorité, un litige ou la défense de droits l’exige. Les données présentes dans des sauvegardes sécurisées sont supprimées au fil de leur cycle normal de rotation.
6. Origine des données
Les données peuvent être obtenues directement auprès de la personne concernée, auprès de l’entreprise cliente qui crée ou administre un compte, lors de l’utilisation des services, auprès de Google Business Profile et d’autres sources rendues publiques par la personne ou l’organisation concernée, ainsi qu’auprès de prestataires techniques intervenant dans la fourniture du service.
7. Intelligence artificielle et automatisation
EMMA utilise des systèmes d’intelligence artificielle pour analyser les avis et proposer ou générer des réponses. Selon les règles choisies par l’entreprise cliente, une réponse peut être publiée automatiquement lorsque les conditions et le seuil de confiance configurés sont atteints. Les autres cas peuvent être placés en attente d’une validation humaine.
Cette automatisation vise la gestion de la réputation et des réponses publiques. Elle n’est pas destinée à prendre, à l’égard de l’auteur d’un avis, une décision produisant des effets juridiques ou l’affectant de manière similaire et significative au sens de l’article 22 du RGPD. Le client peut modifier ses paramètres, imposer une validation humaine ou suspendre l’automatisation.
Les contenus transmis à un fournisseur d’intelligence artificielle sont limités à ce qui est nécessaire au fonctionnement demandé. Les clients et utilisateurs ne doivent pas inclure de données sensibles ou confidentielles non nécessaires dans leurs instructions ou contenus.
8. Destinataires et prestataires
L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin et qui sont soumises à une obligation de confidentialité. Les données peuvent également être communiquées aux catégories de destinataires suivantes :
- OVHcloud, pour l’hébergement du site vitrine ;
- Base44 et ses sous-traitants autorisés, pour l’hébergement, la base de données et le fonctionnement de l’application ;
- OpenAI et ses sous-traitants autorisés, lorsque ses services d’intelligence artificielle sont utilisés ;
- Google, dans le cadre de Google Business Profile et de ses interfaces de programmation ;
- les prestataires d’e-mail, de newsletter, d’authentification et de paiement effectivement activés ;
- les conseils professionnels, autorités et juridictions lorsque cela est nécessaire ou légalement requis.
Origin Works veille à sélectionner des prestataires présentant des garanties appropriées et à encadrer leurs interventions par les accords requis.
9. Transferts internationaux
Le site peut être hébergé dans l’Union européenne, mais certains prestataires de l’application ou leurs sous-traitants peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen. Origin Works ne garantit donc pas que toutes les données restent en Belgique.
Lorsqu’un transfert international nécessite des garanties particulières, il est encadré par une décision d’adéquation, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ou un autre mécanisme reconnu, complété lorsque nécessaire par des mesures supplémentaires.
10. Cookies
Le site utilise uniquement des cookies ou technologies similaires strictement nécessaires à son fonctionnement, à la sécurité, à la gestion des sessions et à la conservation des choix de l’utilisateur. Ces cookies ne servent pas à la publicité ciblée et ne requièrent en principe pas de consentement préalable.
Si Origin Works active ultérieurement des outils de mesure d’audience, de marketing ou des contenus tiers non indispensables, la présente politique sera mise à jour et un mécanisme de consentement permettra d’accepter ou de refuser ces cookies avant leur dépôt.
11. Sécurité
Origin Works met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment la limitation des accès, l’authentification, la gestion des rôles, la sécurisation des communications, la journalisation, les sauvegardes et le recours à des prestataires encadrés contractuellement. Aucun système ne pouvant être garanti comme totalement invulnérable, tout incident est traité selon les obligations applicables.
12. Vos droits
Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité ou vous opposer à certains traitements. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment sans affecter la licéité du traitement antérieur.
Vous pouvez vous opposer à tout moment et sans justification à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct.
Pour exercer vos droits, écrivez à privacy@originworks.be. Origin Works peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité. Une réponse est fournie en principe dans un délai d’un mois, sous réserve des prolongations autorisées par le RGPD.
Lorsqu’Origin Works traite vos données uniquement pour le compte d’une entreprise cliente, votre demande pourra être transmise à cette entreprise ou vous pourrez être invité à la contacter directement.
13. Réclamation
Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
www.autoriteprotectiondonnees.be
Vous pouvez également saisir l’autorité de contrôle de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation alléguée aurait été commise.
14. Modifications
Cette politique peut être adaptée pour refléter l’évolution des services, des prestataires ou des exigences légales. La date de mise à jour figurant en haut de la page permet d’identifier la version applicable. En cas de modification importante, une information appropriée sera communiquée aux utilisateurs concernés.